Perché devi avere una email aziendale professionale, non una gratuita

Perché devi avere una email aziendale professionale, non una gratuita Marco Bellu https://www.marcobellu.it/author/marco/

L’email aziendale professionale dice chi sei

Forse stai rinunciando a molte delle potenzialità di una email aziendale professionale. Se anche tu usi una email aziendale “gratuita” o “free”per comunicare con i tuoi clienti è il momento di cambiare, scopri come. 

In questo articolo ti mostrerò i limiti delle mail gratuite (free) e come superarli creando un indirizzo di posta elettronica aziendale che sia corretto, professionale e che rispecchi  la tua immagine.

Ovvero: Come far diventare la tua email personale e gratuita  una email aziendale  professionale.

Quando hai iniziato probabilmente avevi già un indirizzo email privato qualcosa tipo tuonome@gmail.com (ma potrebbe anche essere tiscali, libero, hotmail ecc.) ed è stato naturale poi creare tuazienda@gmail.com perché già la sapevi usare, perché funziona piuttosto bene, e poi gmail è gratis.

Alla lunga però usare un servizio gratuito come email aziendale è una strategia controproducente.per diversi motivi:

1È gratis e anche se a noi italiani le cose gratis piacciono, siamo i primi a notare quanto sia  poco professionale, in certi casi poi risulta essere proprio una cosa sciatta e di pessimo gusto.

2Si tratta spesso di servizi limitati, nella dimensione della casella di posta, nel numero di allegati oppure di Mb che possono essere inviati o ricevuti.

3Dipendiamo in tutto e per tutto da chi ci fornisce il servizio ed esiste sempre il rischio che ci venga chiuso senza poterci fare nulla.

Ma allora come mai molte piccole aziende usano così di frequente le caselle di posta free?

Proviamo a ribaltare la domanda:

Perché nessuna azienda di successo usa caselle di posta free? Un'azienda che vuole avere successo si comporta come un'azienda di successo e comunica come una azienda di successo. Condividi il Tweet

Se guardiamo alla comunicazione di aziende anche solo un pochino strutturate vediamo che tutti gli indirizzi di posta elettronica utilizzano il dominio aziendale, ovvero sono sempre qualcosa come info@nomeazienda.it .

Nel mio caso la mail è info@marcobellu.it oppure marco@marcobellu.it che è un alias, cioè una mail che punta sempre a “info” ma è più amichevole.

Uso questo alias anche perché alcuni server di posta bloccano le mail che iniziano per info@ considerandole indizio di spam.

Facebook per esempio non consente l’uso di info@, perché nasce come network sociale cioè per gli individui, e gli individui di solito hanno una mail con il proprio nome e non un’email aziendale. Questo si ricollega alla questione del profilo aziendale su facebook che deve necessariamente essere una fanpage (il perchè lo trovi qui).

Chiarito questo concetto, il tema è:

Come spostare la tua email personale (ma aziendale) su una email aziendale vera e professionale

Potresti chiederti perché nel titolo dell’articolo ho scritto “riciclare la tua vecchia mail free” mentre qui parlo di farne una nuova.

L’ho fatto anche per attirare la tua attenzione, ma soprattutto perché la vecchia non la buttiamo via del tutto, solo la facciamo lavorare diversamente, ecco come: 

Tutorial:

come spostare in 3 semplici passi la propria posta dalla mail “free”  alla casella di posta aziendale

Primo passo: Acquistare se non lo si ha già un dominio aziendale tipo www.nomeazienda.it o .com o qualunque TLD va bene purché si un dominio di primo livello.

È fondamentale cercare un buon fornitore di spazio web e ce ne sono diversi, il più grosso e conosciuto in Italia è naturalmente Aruba ma ce ne sono molti altri, io personalmente ne uso diversi a seconda delle preferenze dei miei clienti.

Occorre poi registrare un nome a dominio per la propria azienda, se il dominio invece esiste già, verifichiamo che sia di nostra proprietà, come scrivo in questo articolo.

Con la registrazione di un dominio normalmente si acquista anche lo spazio web e si ha a disposizione la posta, cioè qualcosa tipo nomecasella@nomeazienda.it. In genere diverse caselle di posta e alias illimitati.

Secondo passo: inoltrare la posta in arrivo su vostro account gratuito ad esempio nomeazienda@gmail.com verso la nuova casella di posta info@nomeazienda.it

Tutti i servizi di posta elettronica gratuita hanno la possibilità di inoltrare la posta verso altre caselle di posta, di conseguenza anche verso la propria email aziendale info@nomeazienda.it oppure e sarebbe anche meglio su un alias tipo inoltrovecchiamail@nomeazienda.it.

Ora vediamo come si fa con gmail  ma nel caso di libero o di tiscali o altri gestori free  si procede alla stessa maniera.

Userò come esempio per il caso di gmail la mia email personale marcobellu69@gmail.com ma con altri servizi la procedura è analoga lo ripeto.

Perché devi avere una email aziendale professionale 01 [tutorial]

Andiamo nelle impostazioni della casella gmail e ci spostiamo sulla scheda inoltro, pop3 e IMAP dove troveremo in alto lo spazio per aggiungere la nostra nuova email aziendale professionale precedentemente creata.

Perché devi avere una email aziendale professionale 02 [tutorial]

Inserendo la nuova email aziendale, ci verrà richiesto conferma ed inviato un codice in un’email alla stessa casella (quella nuova), così da confermare le nostre intenzioni.

Perché devi avere una email aziendale professionale 03 [tutorial]

Ottenute le varie conferme, Google ci da ancora la possibilità di attivare o disattivare l’inoltro, nel mio caso essendo un’email privata ho disattivato l’inoltro.

Terzo passo: educare i propri contatti ad aggiornare il nostro indirizzo email aziendale professionale e spingerli ad utilizzarlo

Non vi nascondo che questa è la fase più lunga, va programmata e richiede un po’ di tempo per essere completata.

Ma è proprio qui che possiamo “riciclare la vecchia mail free“.

Dovete immaginare i vostri contatti divisi in due categorie:

ALa prima, che comprende anche gli sconosciuti, è quella vasta massa di contatti reali o potenziali che NON hanno memorizzato da qualche parte il vostro indirizzo email e di conseguenza lo vanno a cercare da qualche parte per esempio sul vostro sito.

BLa seconda categoria invece ed è quella più delicata comprende tutti coloro che per motivi vari hanno il vostro indirizzo di posta elettronica e tra questi ci sono sia coloro che hanno rapporti di lavoro con voi, sia contatti diciamo personali e privati.

Nel primo caso (A sconosciuti) il problema non si pone, nel senso che una volta che avrete cambiato l’indirizzo di posta elettronica sul sito e su eventuali directories (tipo le Pagine Gialle per capirci) tutti faranno riferimento a quello.

Nel secondo caso (B tutti gli altri) invece sia che lo abbiano memorizzato sul pc o sul telefono, oppure che abbiano un vecchio biglietto da visita entrerà in funzione l’inoltro automatico e dobbiamo convincere le persone che hanno la nostra vecchia email ad aggiornarla con quella nuova. 

NOTA: Siccome si tratta di clienti (attivi o ex clienti) su di loro potete facilmente operare azioni di caring inoltrando su una casella inoltrovecchiamail@nomeazienda.it infatti avete adesso una scusa più che valida per ricontattarli in una ottica commerciale con la nuova casella di posta.

lo faremo con un autoresponder, un sistema cioè che per ogni email che arriva sulla casella aziendale attraverso il vecchio servizio gratuito, genera un’email in risposta verso il nostro mittente, informandolo che:
• la nostra mail è cambiata e che
• possono contattarci con la nuova mail,
• invitandolo inoltre a visitare il nuovo sito web se è già pronto e possibilmente invitandolo ad iscriversi alla nostra newsletter o mille altre azioni di marketing a risposta diretta.

Possiamo farlo diversi modi, per ora tratterò solo una forma molto basica ma veloce e che non comporta difficoltà anche per chi non è esperto: un autorisponditore sulla vecchia mail (gmail nel mio caso) come si vede nella foto sotto.

Se sulla casella di posta aziendale vediamo che vengono inoltrati anche messaggi personali sarà il caso di filtrare i mittenti e inoltrarli su una nuova casella di posta personale per evitare confusione.

Perché devi avere una email aziendale professionale 04 [tutorial]

Ecco come potrebbe essere un risponditore automatico configurato su gmail.

Un utilizzo davvero professionale della posta elettronica è alla base delle strategie e delle tecniche di Marketing Automation ma parlarne adesso non rientra negli scopi di questo articolo, lo farò a breve.

Anche se non hai mai pensato di creare una strategia di marketing automation però devi sapere che ci sono molti vantaggi a mettere ordine tra i tuoi indirizzi di posta elettronica:

Un vantaggio di immagine, perché ti qualifica come azienda seria e non come un’improvvisato o senza i mezzi per avere almeno una casella di posta decente.

Molti vantaggi operativi che non posso elencare perché sono scontati, se non lo fossero allora il problema è molto più grave che  una email giocattolo.

Se sei d’accordo sul fatto che sarebbe ora di passare ad una gestione seria della posta elettronica ma non vuoi farlo da solo perché: 

  1. Hai una casella di posta storica che non vuoi dismettere ma vorresti anche un indirizzo professionale dal quale inviare sales letter ai tuoi potenziali clienti;
  2. La tua casella di posta non va d’accordo con il tuo sito es. nomeazienda@tiscali.it e www.nomeazienda.it . 

Contattami per una consulenza gratuita e vedremo come mettere ordine una volta per tutte nella tua posta elettronica.

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2 Commenti

  1. Marco Bellu Rispondi

    Buongiorno Fabrizio, premetto che io uso un iPhone e che quindi ci possono essere delle differenze nel modo di gestire la posta elettronica tra i due sistemi.

    In ogni caso mi sono informato ed ho visto che le stesse app che sono presenti per iOs sono disponibili per Android.

    Io solitamente utilizzo il client di posta standard già presente nel telefono, ma ho avuto modo di provare sia Libero Mail che Yahoo Mail ed entrambi danno la possibilità di collegare diversi account di posta tra cui anche quello di Google.

    L’interfaccia è semplice e abbastanza intuitiva per cui non dovrebbe essere difficile riuscire poi ad avere tutte le mail in un’unica applicazione.

    Una alternativa (più complicata) è quella di riunire tutte le mail sotto la gestione di Gmail, io l’ho fatto per alcune vecchie mail che non uso mai. Una soluzione però che sconsiglio perché crea disordine ed è a mio avviso ferraginosa.

  2. fabrizio Rispondi

    sono titolare di una mail info@ ma ho bisogno di sapere se c’è un programma sui telefoni android da poter scaricare per visualizzare tale mail in quanto al momento devo sempre andare su internet e fare tutta la trafila.
    Non esiste una app da cui posso gestire tutte le mie caselle mail (ne ho due Gmail e quella info@)

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