Perché devi avere una email aziendale professionale e non una gratuita

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Forse stai rinunciando a molte delle potenzialità di una email aziendale professionale. Se anche tu usi una email aziendale “gratuita” o “free”per comunicare con i tuoi clienti è arrivato il momento di cambiare, scopri come. 

L’email aziendale professionale dice chi sei

Ti mostrerò i limiti delle mail gratuite (free) e come superarli. Creeremo quindi un indirizzo email aziendale che sia corretto, professionale e che rispecchi  la tua immagine.

Quando hai iniziato probabilmente avevi già un indirizzo email privato. Solitamente è qualcosa tipo tuonome@gmail.com (ma potrebbe anche essere tiscali, libero, hotmail ecc.). È stato naturale poi creare tuazienda@gmail.com perché già la sapevi usare, perché funziona piuttosto bene, e poi gmail è gratis.

Alla lunga però usare un servizio gratuito come email aziendale è una strategia controproducente.

Per diversi motivi:

  • È gratis e a noi italiani le cose gratis piacciono, ma siamo i primi a notare quanto sia poco professionale. In certi casi poi risulta essere proprio una cosa sciatta e di pessimo gusto.
  • Si tratta spesso di servizi limitati, nella dimensione della casella di posta, nel numero di allegati oppure di Mb che possono essere inviati o ricevuti.
  • Dipendiamo da chi ci fornisce il servizio ed esiste il rischio concreto che ci venga chiuso senza poterci fare nulla.

Ma allora come mai molte piccole aziende usano così di frequente le caselle di posta free?

Proviamo a ribaltare la domanda:

Se guardiamo alla comunicazione di aziende anche solo un pochino strutturate vediamo che tutti gli indirizzi di posta elettronica utilizzano il dominio aziendale. Ovvero, sono sempre qualcosa come info@azienda.it.

Nel mio caso la mail è info@marcobellu.it oppure marco@marcobellu.it che è un alias, cioè una mail che punta sempre a “info” ma è più amichevole.

Uso questo alias anche perché alcuni server di posta bloccano le mail che iniziano per info@ considerandole indizio di spam.

Facebook per esempio, non consente l’uso di info@. Ma infatti Facebook perché nasce come network sociale, cioè per gli individui. Gli individui di solito hanno una mail con il proprio nome e non un’email aziendale. Questo si ricollega alla questione del profilo aziendale su facebook che deve necessariamente essere una fanpage (il perché lo trovi qui).

Chiarito questo concetto, il tema è:

Come riciclare la tua vecchia mail free in una email aziendale  professionale?

Potresti chiederti perché ho scritto “riciclare la tua vecchia mail free” mentre qui parlo di farne una nuova.

L’ho fatto anche per attirare la tua attenzione, ma soprattutto perché la vecchia non la buttiamo via del tutto, solo la facciamo lavorare diversamente, ecco come: 

Tutorial

Come passare in 3 semplici passi da una mail “free” a una casella di posta aziendale

  1. Primo passo:
    Acquistare se non lo si ha già, un dominio aziendale tipo www.nomeazienda.it o .com o qualunque TLD va bene purché si un dominio di primo livello.

È fondamentale cercare un buon fornitore di spazio web e registrare un nome a dominio per la propria azienda. Io personalmente ne uso diversi a seconda delle preferenze dei miei clienti. Uno di questi Netsons è molto interessante, ha i server in Italia e soprattutto è facile da usare.

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Con la registrazione di un dominio normalmente si acquista anche lo spazio web ma soprattutto si ha a disposizione la posta elettronica.  In genere diverse caselle di posta e alias illimitati.

  1. Secondo passo:
    Inoltrare la posta in arrivo sul vostro account gratuito ad esempio eazienda@gmail.com verso la nuova casella di posta info@azienda.it

Tutti i servizi di posta elettronica gratuita hanno la possibilità di inoltrare le mail in arrivo verso altre caselle di posta. Lo faremo di conseguenza anche verso la nostra email aziendale info@eazienda.it oppure (e sarebbe anche meglio) su un alias tipo inoltro@nomeazienda.it.

Ora vediamo come si fa con Gmail, ma nel caso di Libero, Tiscali o altri gestori free  si procede alla stessa maniera.

Userò come esempio per il caso di Gmail la mia email personale marcobellu69@gmail.com ma con altri servizi la procedura è analoga lo ripeto.

Impostazioni Gmail
Andiamo nelle impostazioni della casella gmail e ci spostiamo sulla scheda inoltro e POP/IMAP dove troveremo in alto lo spazio per aggiungere la nostra nuova mail aziendale precedentemente creata.
Perché devi avere una email aziendale professionale 02 [tutorial]
Inserendo la nuova email aziendale, ci verrà richiesto conferma ed inviato un codice in una mail alla stessa casella (quella nuova), così da confermare le nostre intenzioni.
Perché devi avere una email aziendale professionale 03 [tutorial]
Ottenute le varie conferme, attiviamo l’inoltro e se lo desideriamo manteniamo una copia su Gmail. (Io non l’ho attivato perché uso Gmail solo per scopi personali).
  1. Terzo passo:
    Educare i propri contatti ad aggiornare il nostro indirizzo email aziendale professionale e spingerli ad utilizzarlo.

Non vi nascondo che questa è la fase più lunga, va programmata e richiede un po’ di tempo per essere completata.

Ma è proprio qui che possiamo “riciclare la vecchia mail free“.

Dovete immaginare i vostri contatti divisi in due categorie:

  1. La prima, che comprende anche gli sconosciuti, è l’insieme di contatti reali o potenziali che NON hanno memorizzato da qualche parte il vostro indirizzo email. Di conseguenza lo vanno a cercare da qualche parte per esempio sul vostro sito.
  2. La seconda categoria invece ed è quella più delicata. Comprende coloro che hanno il vostro indirizzo email sia coloro che hanno rapporti di lavoro con voi, sia contatti diciamo personali e privati.

Nel primo caso (A sconosciuti) il problema non si pone. Una volta che avrete cambiato l’indirizzo email sul sito tutti faranno riferimento a quello.

Nel secondo caso (B tutti gli altri) invece, sia che lo abbiano memorizzato sul pc o sul telefono, oppure che abbiano un vecchio biglietto da visita, entrerà in funzione l’inoltro automatico. Dobbiamo quindi convincere le persone che hanno la nostra vecchia email ad aggiornarla con quella nuova. 

NOTA: Siccome si tratta di clienti (attivi o ex clienti) su di loro potete facilmente operare azioni di caring. Usando una casella inoltro@azienda.it infatti li potrete filtrare facilmente. E averte adesso una scusa più che valida per ricontattarli in una ottica commerciale con la nuova casella di posta.

Informeremo i contatti con un autoresponder. Un sistema automatico che per ogni mail che arriva sulla casella aziendale da Gmail, genera una mail in risposta al mittente, informandolo che:

  • la nostra email è cambiata e
  • possono contattarci solo con la nuova email,
  • invitandolo inoltre a visitare il nuovo sito web se è già pronto. Possiamo anche invitarlo ad iscriversi alla nostra newsletter o mille altre azioni di marketing a risposta diretta.

Possiamo farlo in diversi modi. Per ora tratterò solo una forma molto basica, ma veloce e che non comporta difficoltà anche per chi non è esperto. Un autorisponditore sulla vecchia mail (Gmail nel mio caso) come si vede nella foto sotto.

Se vediamo che vengono inoltrati anche messaggi personali, questi sarà il caso di contattarli individualmente.

Perché devi avere una email aziendale professionale 04 [tutorial]
Ecco come potrebbe essere un risponditore automatico configurato su Gmail (in questo caso è impostato ma non attivo).

Un utilizzo davvero professionale della posta elettronica è alla base delle strategie e delle tecniche di Marketing Automation, ma parlarne adesso non rientra negli scopi di questo articolo.

Anche se non hai mai pensato di creare una strategia di marketing automation sappi che ci sono molti vantaggi a mettere ordine tra i tuoi indirizzi di posta elettronica:

Un vantaggio di immagine. L’email professionale perché ti qualifica come azienda seria e non come un improvvisato o senza i mezzi per avere almeno una casella di posta decente.

Molti vantaggi operativi che non posso elencare perché sono scontati. Se non lo fossero allora il problema è molto più grave che usare una email giocattolo.

Se sei d’accordo sul fatto che sarebbe ora di passare ad una gestione seria della posta elettronica ma non vuoi farlo da solo perché: 

  1. Hai una casella di posta storica che non vuoi dismettere ma vorresti anche un indirizzo professionale dal quale inviare sales letter ai tuoi potenziali clienti;
  2. La tua casella di posta non va d’accordo con il tuo sito es. nomeazienda@tiscali.it e www.nomeazienda.it . 

La soluzione ideale è contattare un buon webmaster ed esporgli il problema, non è una cosa difficile e saprà risolvere in poco tempo.

Aggiornamento:

Ho ricevuto numerose richieste riguardo questo argomento, ne ho parlato con chi collabora con me e abbiamo deciso di occuparcene, quindi contattami per un preventivo.

Per chi non ha ancora una casella di posta professionale direi che è ora di organizzarsi, non è difficile e su questo argomento ho scritto un E-book che potrà guidarvi in maniera semplice.

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6 commenti su “Perché devi avere una email aziendale professionale e non una gratuita”

  1. Buongiorno Marco, siamo due collaboratrici e abbiamo urgenza di stampare i biglietti da visita con la mail unica aziendale es. info@nomeazienda.com. Il sito web lo faremo in un secondo momento, in quanto proveremo prima a farci conoscere sui social. Su quale sito possiamo acquistare la casella mail col nome della nostra futura azienda? e una volta acquistato sarà possibile realizzare il futuro sito web in quali piattaforme? wordPress o similari senza problemi di incompatibilità?

    • Salve Federica,
      grazie per le domande che mi hanno dato modo di aggiugere la risposta alla sezione FAQ .
      Le possibilità sono diverse ma la prassi da seguire è la stessa: per prima cosa dovete acquistare un dominio su uno dei mantainer attualmente attivi in Italia, ce ne sono diversi e che hanno diversi livelli di servizio.
      Io attualmente per i miei clienti a seconda della tipologia di azienda utilizzo Aruba oppure Host.it ma ho anche domini acquistati su godaddy e su register.
      la maggior parte di questi offrono sia il dominio che lo spazio web e il mio consiglio é di acquistare subito lo spazio web e metterci eventualmente una semplicissima pagina con i dati di contatto. In questo modo siete comunque già operative.
      Le caselle email sono sempre associate al dominio e quindi dovete solo verificare che non vi siano costi aggiuntivi, quindi una volta registrato il dominio e acquistato lo spazio web avrete a disposizione un certo numero di caselle che potrete creare come preferite.
      Se in futuro volete installare WordPress (che per me è quasi sempre la soluzione migliore) avete de possibilità: la soluzione preinstallata (es Aruba la offre) oppure uno spazio web + database mysql solitamente venduti assieme. Il costo per delle soluzioni in hosting condiviso non è elevato e si aggira attualmente molto sotto i cento euro.
      Tutta l’operazione di acquisto del dominio e spazio web richiede al massimo 24 ore.

  2. Buongiorno Fabrizio, premetto che io uso un iPhone e che quindi ci possono essere delle differenze nel modo di gestire la posta elettronica tra i due sistemi.

    In ogni caso mi sono informato ed ho visto che le stesse app che sono presenti per iOs sono disponibili per Android.

    Io solitamente utilizzo il client di posta standard già presente nel telefono, ma ho avuto modo di provare sia Libero Mail che Yahoo Mail ed entrambi danno la possibilità di collegare diversi account di posta tra cui anche quello di Google.

    L’interfaccia è semplice e abbastanza intuitiva per cui non dovrebbe essere difficile riuscire poi ad avere tutte le mail in un’unica applicazione.

    Una alternativa (più complicata) è quella di riunire tutte le mail sotto la gestione di Gmail, io l’ho fatto per alcune vecchie mail che non uso mai. Una soluzione però che sconsiglio perché crea disordine ed è a mio avviso ferraginosa.

  3. sono titolare di una mail info@ ma ho bisogno di sapere se c’è un programma sui telefoni android da poter scaricare per visualizzare tale mail in quanto al momento devo sempre andare su internet e fare tutta la trafila.
    Non esiste una app da cui posso gestire tutte le mie caselle mail (ne ho due Gmail e quella info@)

I commenti sono chiusi.