Trasferire le vecchie email nel nuovo server senza fare danni

La gestione della posta elettronica per professionisti e piccole aziende è un argomento di grande interesse e spesso spinoso. La grande velocità dei nuovi smartphone ci permette di utilizzare le email con una comodità ed una frequenza mai vista prima, quasi come se si trattasse di messaggistica.
Ho dei clienti che usano la mail come fosse Whatsapp.

Alcuni di loro sono professionisti o titolari di piccole aziende che hanno iniziato con le mail gratuite hotmail, tiscali, gmail libero etc. ma con il tempo sono passati ad una gestione professionale legata al proprio dominio.
Sono passati cioè a una mail che assomiglia a info@nomeazienda.it o nome.cognome@nomeazienda.it a proposito, se non lo avete ancora fatto vi consiglio caldamente di organizzarvi in tal senso.

Le ragioni sono tante e le spiego in questo articolo: https://www.marcobellu.it/importanza-di-una-email-aziendale-professionale/ .

Trasferire le email: un problema?

Spostare tutte le mail dal vecchio server al nuovo e naturalmente archiviarle in maniera da non perderle può essere laborioso e non esente da errori.

La situazione di cui parlerò è quella che capita quando per un qualsivoglia motivo si passa da un gestore web ad un altro. Per esempio a me è capitato migrando i siti dei clienti da HOST.it ad Aruba oppure verso Godaddy, Siteground o altri.

Ci sono molti casi particolari in cui si riesce ugualmente a recuperare la posta “anche dopo” un trasferimento di dominio ma, non sono la regola, per cui meglio organizzarsi prima.

A chi è destinato questo articolo

Il problema del recupero delle vecchie email è molto sentito da professionisti e piccole imprese, ma anche da bloggers e persone comuni che utilizzano un proprio sito web per l’attività. Ovviamente se non si è pratici, consiglio di delegare questo compito a personale competente nella fattispecie, un webmaster.

Disclaimer: sebbene abbia scritto queste note con la massima diligenza e secondo la mia esperienza pratica, non posso essere ritenuto responsabile in caso di perdita di dati a seguito di un tentativo malriuscito.

Da mail gratuita a gestioni sul dominio

Se prima del passaggio al nuovo gestore del dominio le email erano gestite con un sistema gratuito (Gmail, Tiscali, Libero etc.), non succede nulla. Si fa il passaggio alle caselle del proprio dominio e seguendo la mia guida si integrano i due sistemi senza traumi.

Caso del trasferimento del mantainer

Se invece erano già caselle di posta sul dominio aziendale come ad esempio info@nomeazienda.it e si cambia mantainer per es. da Godaddy a Aruba può essere necessario spostare i messaggi da un server all’altro qualora si voglia continuare ad avere l’archivio a disposizione sul nuovo server.

Infatti al momento del trasferimento del dominio la vecchia casella diventa inaccessibile. Se non ci pensiamo prima, finiamo per perdere tutti i messaggio precedenti il trasferimento.

Si tratta di una attività da webmaster e solitamente non me ne occupo io. Tranne in casi “speciali“: per amicizia, divertimento o in caso di comunicazioni molto riservate di persone a me vicine.

Mi è capitato però diverse volte , ho pensato quindi che forse era il caso di raccontare come fare per riavere tutta la propria posta una volta cambiato mantainer.

Client di posta o webmail?

Il mondo si divide in due, chi legge la posta sul web, cioè la webmail e gli altri, quelli cioè che invece utilizzano un un programma come Outlook, Windows mail, o Mail (per Mac).

In realtà spesso usiamo entrambi: Gmail è un esempio perfetto di webmail, lo usiamo quasi tutti, mentre solitamente la mail del nostro dominio la leggiamo da un client tipo Outlook o Apple Mail.

Le caselle di posta, POP o IMAP?

Le caselle POP sono le classiche. Quelle che una volta scaricati i messaggi dal server, restano sul client di posta. NON vanno bene se si legge la posta da molte postazioni diverse o dispositivi. Il motivo è che richiede una configurazione attenta per far si che i messaggi restino sul server dopo lo scaricamento, altrimenti non li ritroveremo se usiamo un altro dispositivo.
Per evitare questo inconveniente c’è un’opzione apposita nella configurazione del client di posta.

Le caselle IMAP sono più evolute. Hanno la caratteristica che il client di posta opera direttamente sul server ed è possibile scaricare un messaggio su più dispositivi. Non è l’unico vantaggio, infatti dal momento che l’operazione sul server è bidirezionale possiamo caricare messaggi di posta dal nostro client sul server una operazione che si rivelerà molto utile in fare di trasferimento.

Attenzione! C’è ed è molto alto, il rischio di cancellare per sempre la posta dal server.

Sono anche riuscito a caricare su una casella di posta le email prese da una casella diversa, faccio un esempio per chiarire:

se ho l’indirizzo (e la casella) info@marcobellu.it tutte le mail dentro posta in arrivo avranno come destinatario (campo A:) quell’indirizzo.

Con una casella IMAP posso collegarmi a prova@marcobellu.it e caricare (fare l’upload) in posta in arrivo le mail arrivate su info@marcobellu.it. Non ha molto senso apparentemente, ma l’ho fatto per un cliente che aveva esigenze molto particolari.

La bidirezionalità è la chiave che permette di recuperare la posta quando si trasloca da un server ad un altro. E questo senza dover accedere alle cartelle nel server su cui sono conservati i messaggi. Infatti non sempre le maildir sono accessibili via FTP (nota per gli smanettoni).

Chi usa solo il client non ha il problema, in quanto le email sono li, in locale e non le tocca nessuno. Nel caso in cui più persone accedano alla posta, è necessario che le email sul server siano sempre disponibili. Inoltre è vitale fare periodicamente un backup della posta, per cui ci deve essere un modo per scaricarle e conservarle.

Vediamo come fare:

  1. Backup di una casella di posta IMAP (ma anche POP) utilizzando Thunderbird di Mozilla e Backup Thunderbird un programmino per il backup.

Uso Thunderbird per un semplice motivo, è disponibile per tutte le piattaforme. Inoltre , ha un comportamento uniforme ed una versione portabile che funziona su tutti i pc windows ma anche su linux.

  1. Ripristino di un backup di Thunderbird su una casella di posta IMAP

Il procedimento è lo stesso anche con altri client di posta, la logica è esattamente la medesima.

Iniziamo: fare il backup

Per prima cosa servono le credenziali di accesso: USERNAME e PASSWORD della casella di posta di cui dobbiamo fare la copia.

Installiamo Thunderbird sul nostro computer e una volta aperto vedremo un’interfaccia come questa:

l'interfaccia di Thunderbird
L’interfaccia molto semplice e completa di Mozilla Thunderbird

Una volta inserite le credenziali e creato su un account ecco che inizia a scaricare la posta e a popolare l’account con cartelle e messaggi.

Noterete che ci sono anche delle Cartelle locali che sono appunto in locale, quindi sul nostro computer.

Quello che dobbiamo fare una volta che sarà scaricato tutto è fare il backup della posta con questo programmino molto carino Backup Thunderbird.

Dobbiamo installarlo e dopo aver chiuso Thunderbird lanciare il backup. Ci potrebbe mettere un bel po’, anche ore.

Una volta finito avremo un file compresso con dentro tutte le nostre email. Finita la prima parte

Ripristinare il backup

Dopo aver lanciato la richiesta di trasferimento del dominio, ci ritroveremo con una nuova casella di posta, attiva ma completamente vuota. Per cui nella ipotesi di avere accesso da più dispositivi sarà necessario ripristinare lo status quo ante, eventualmente utilizzando il backup appena creato.

In una situazione normale non abbiamo bisogno di usare il file creato con Backup Thunderbird. Perché quando apriremo Thunderbird (scopriremo che potrebbe non riuscire a collegarsi al vecchio server, questo è normale), ma noi le avevamo già scaricate in locale. Sarà indispensabile invece se stiamo lavorando su un altro pc che non ha la posta scaricata in locale.

Creiamo quindi il nuovo account di posta su Thunderbird utilizzando le credenziali del nuovo server e vedremo comparire le cartelle vuote nel nostro client.

La situazione sarà che avremo due account, uno vecchio e uno nuovo, con lo stesso indirizzo di posta elettronica. I parametri server IMAP e SMTP saranno diversi. E magari anche le password, lo username è invece uguale essendo solitamente l’indirizzo di posta.

L’operazione che dovremo fare non sarà altro che spostare (drag & drop) i messaggi dalle cartelle del vecchio a quelle del nuovo. Selezionandoli tutti e trascinandoli poi nella cartella corrispondente, previa creazione sul nuovo server le cartelle eventualmente mancanti (tasto destro, nuova cartella…).

Dopodiché potremo eliminare il vecchio account e utilizzare definitivamente il nuovo.

Se qualcosa dovesse andare storto, abbiamo il nostro backup che ci salva e ricominciamo daccapo.

Per chi usa Outlook

Outlook conserva i messaggi in un file di dati con una estensione particolare *.pst . Possiamo crearne uno nuovo dove vogliamo e copiarci dentro i messaggi di posta. E` quindi molto semplice creare un archivio in una cartella qualunque per esempio su OneDrive e salvare ciò che ci interessa. I file di dati poi si possono aprire e chiudere a piacimento nel programma.

Mail per Mac

Detesto Mail, molti utenti Mac lo detestano, ma ha un funzionamento del tutto simile a Thunderbird solo un po’ più bellino esteticamente. Anche qui il trucco sta sempre nello spostare i messaggi da vecchio account al nuovo, per il backup si usa solitamente iCloud.

Conclusioni

Le cartelle IMAP ci permettono di fare un trasferimento da un mantainer all’altro senza perdere la vecchia posta, in maniera del tutto trasparente. I vari client di posta sono solo un’interfaccia più o meno comoda per fare questo spostamento.

Per i più smanettoni la via maestra e più semplice è naturalmente un client FTP. Si spostano o copiano direttamente le cartelle maildir da un server all’altro (se si ha l’accesso).

4 commenti su “Trasferire le vecchie email nel nuovo server senza fare danni”

  1. Grazie, una domanda ma se l’account vecchio (quello da chiudere) ha delle sottocartelle sotto “posta in arrivo” come si comporta il prog x thunderbird ?

    • Grazie per la domanda Carlo, io non mi sono posto il problema ho sempre trovato tutto a posto una volta terminata l’operazione, compresa la struttura delle cartelle. solitamente ne ho alcune è una prassi abbastanza normale e tutto era al suo posto.

  2. Ciao io invece sono passato da register a Vhosting usavo e uso thunderbird con caselle imap ma nel passaggio sul mio pc non trovo la vecchia posta delle due caselle, ma bensi solo la nova che ho scaricato da quando mi hanno attivato le caselle su vhosting
    mi puoi indicare in locale dove posso trovare la cecchia posta?
    grazie

    • Ciao Carmine,
      nel passare da un server di posta all’altro ho bisogno di tenere il vecchio profilo e salvare in una cartella locale tutta la posta prima di collegare il nuovo. Oppure fare un backup come ho descritto nell’articolo, se non vedi le vecchie cartelle potresti aver cercato di fare lo spostamento quando il vecchio account non era più accessibile.

      Le cartelle locali le trovi qui: C:\Users\NOME_UTENTE\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\itsq12bh.default\Mail\Local Folders e in generale lo schema per trovare la posta locale è questo C:\Users\NOME_UTENTE\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\ seguito dal nome del profilo a sua volta seguito da \Mail e dalle cartelle

      Ciao.

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